校内各单位：

根据国家外事部门及国家安全的有关规定，为加强我校举办国际会议以及邀请境外人士来我校学术讲座的管理，确保我校国际学术交流活动的顺利开展，现将有关规定进行了修订，并印发给您们，请遵照执行。

特此通知。

附件：

1．关于举办国际会议的申报程序

2．关于邀请境外人士来我校学术讲座的备案程序

3．举办国际会议申请表

4．邀请境外人士学术讲座备案表

                            北京师范大学珠海分校办公室

2014年6月9日

关于举办国际会议的申报程序

凡我校主办或冠以我校名义协办的国际会议，其申报程序规定如下：

一、申办材料

1．申请报告：由单位负责人签署并加盖单位公章。申请报告须提供以下内容：会议名称（中英文）、主题与意义、规模、时间、地点、举办经费来源、与会人员（总人数、国籍与职务）、协办单位等；

2．拟邀请境外人员，包括其国籍、职务、拟在境内停留时间；

3．填写《举办国际会议申报表》（附3）；

4．若是协办，需提交主办有关会议材料（同上述1、2、3项）；

5．草拟的会议通知；

6．会议日程安排；

7．较详细的会议预算。

二、申请提交时间

主办或承办单位应在会期前3个月将相关申请材料报国际交流与合作处。

三、会议审批

由国际交流与合作处审阅并报主管校长批准后，以学校名义行文报上级主管部门审批。

四、会后上交材料

会议结束两周内，主（承）办单位将以下材料交国际交流与合作处：实际参会人员名单，会议总结报告（中文），会议文集以及会议期间形成的一些重要资料。

五、重大国际学术会议的材料，由会议主（承）办单位整理、立卷，并交国际交流与合作处保存。

附件2：

关于邀请境外人士来我校学术讲座的备案程序

一、所需材料

1．主讲人的简历、主要学术成果，以及讲座内容，组织成书面材料，各单位负责人签字并加盖单位公章；

2．《邀请境外人士学术讲座备案表》（附4）。

二、材料提交时间

各单位须将有关材料在讲座前十个工作日，报国际交流与合作处备案。

三、本通知中的境外人士包括港澳台人士。